Organisation d’un événement
Semaine Mode de Montréal au District Central

1.      Objectif du devis

La Société de développement commercial (SDC) District Central souhaite s’adjoindre des services d’une agence en événementiel afin de prendre en charge l’organisation de l’événement signature 2023 de la Semaine Mode de Montréal au District Central.

Le présent appel d’offres précise les besoins de la SDC ainsi que la nature de l’accompagnement qui est attendu de l’agence retenue.

2.      Présentation de la SDC District Central

La SDC District Central désire humaniser le monde des affaires en créant des ponts entre les différentes communautés qui travaillent et résident sur son territoire. Elle est le porte-voix et le catalyseur du monde des affaires d’Ahuntsic-Cartierville. Elle représente la force d’action de quelque 2000 chefs d’entreprise regroupés pour développer un endroit à haut potentiel économique, urbain et humain. Sa mission est claire : redonner un nouveau souffle à ce secteur légendaire, le faire rayonner et le propulser au sommet de la scène économique montréalaise.

La stratégie et la vision de développement du District Central sont nées d’une démarche concertée et partagée par les leaders d’affaires, les élus et les fonctionnaires de l’arrondissement. C’est grâce à la mobilisation de la communauté d’affaires que la SDC arrive à transformer le quartier et à répondre aux besoins de la communauté. Elle ne manque pas une occasion d’être sur le terrain et de s’y connecter.

3.      Présentation du District Central

Le District Central représente la 4e concentration d’emplois à Montréal avec ses quelque 25 000 travailleurs formant un écosystème d’affaires en croissance. À maturité, le territoire pourrait accueillir plus de 40 000 travailleurs. La variété des fonctions présentes sur le territoire est regroupée sous trois pôles d’affaires; le textile passe à celui du design, les fabriques à la manufacture urbaine et l’industrie de la technologie s’ancre solidement. Dans ce nouveau quartier d’affaires, universel, underground et urbain, existe une foule d’entrepreneurs audacieux, créatifs et déterminés.

Le District couvre un quadrilatère de trois kilomètres carrés délimité par le boulevard Saint-Laurent, la rue Sauvé, l’autoroute 15 et l’autoroute 40. Le nouveau quartier d’affaires de Montréal comprend cinq secteurs géographiques : Chabanel, Marché Central, Acadie, Sauvé et Saint-Laurent.

4.      Mise en contexte

Pour une 3e année consécutive, le District Central (le quartier) est grand partenaire de la Semaine Mode de Montréal organisée par mmode afin de faire rayonner son pôle d’affaires Design et ses entreprises. Plusieurs entreprises du District participent chaque année à la programmation et la SDC organise elle-même une activité afin de réunir cet écosystème et favoriser les maillages. Afin de réfléchir à cet événement la SDC active un comité de travail formé d’entreprises d’ici.

C’est ainsi que l’événement 2023 signé District Central a été réfléchi pour répondre aux attentes de l’industrie et pour assurer un grand rayonnement à cette mobilisation.

L’événement profitera également du décor, des infrastructures et du rayonnement liés à La Prairie Louvain, première intervention signature du District Central déployée cet été : un champ de 10 000 tournesols, aménagé avec deux grands sentiers qui le traversent et un léger éclairage, en plein cœur du quartier à proximité de l’espace éphémère du District Central, L’Esplanade Louvain.

5.      Objectifs de l’événement

• Faire rayonner le District Central, son pôle d’affaires Design et ses entreprises sur la scène montréalaise
• Faire connaître les marques du territoire à la communauté locale
• Présenter le savoir-faire des entreprises du quartier
• Rassembler et mobiliser la communauté d’affaires du District Central et favoriser la collaboration et les maillages
• Signer le territoire en mettant en valeur le savoir-faire de ses pôles d’affaires notamment le design et la manufacture urbaine (agriculture urbaine avec La Prairie Louvain).

6.      L’événement, mandat, budget et livrables

Pour atteindre ses objectifs, la SDC souhaite s’adjoindre des services d’une agence en événementiel afin de prendre en charge l’organisation de l’événement extérieur qui se tiendra le 19 septembre 2023 (rain check le 20 septembre 2023) à l’Esplanade Louvain et La Prairie Louvain dans le District Central.

La SDC cherche une firme d’expérience, fiable, réactive, proactive, agile et capable de prendre en charge l’élaboration et l’organisation de l’événement. Elle devra travailler le concept en respectant le rôle de la SDC et les recommandations du comité de travail de la Semaine Mode de Montréal. Elle devra travailler en étroite collaboration avec Îlot 84, producteur délégué de l’Esplanade Louvain et de La Prairie Louvain, fournisseur de services pour le lieu de l’événement.

Le concept souhaité par la SDC et le comité regroupe les éléments suivants :

• Date : 19 septembre 2023 (rain check le 20 septembre)
• Lieu : Esplanade Louvain et La Prairie Louvain (lieu déjà réservé). Événement extérieur. Plan du site actuel disponible.
• Heures envisagées : de 16h à 21h environ (à définir)
• Défilé de mode dans/à côté de La Prairie Louvain regroupant plusieurs marques du territoire (minimum 10) avec potentiellement 4 modèles chacune
• Pop-up exposants pour les marques du territoire (une dizaine) afin de permettra aux invités de toucher les produits, obtenir des rabais à utiliser en ligne, etc.
• Prise(s) de parole
• Nourriture et au moins une consommation offerte
• Nombre d’invités souhaités si le budget le permet : 300

La SDC est ouverte à voir le concept et la formule évoluer selon la créativité et l’expérience du prestataire qui sera retenu.

Le prestataire sera responsable de :

• Élaboration/peaufinement du concept de l’événement mode d’envergure
• Responsable de l’élaboration et de la gestion du déroulement de l’événement
• Coordonner toute la logistique de l’événement
• Gestion des fournisseurs (ex : traiteur, technique, service de bar, location de matériel, agence mannequinat, coiffure, sécurité si requis)
• Production d’un défilé de mode avec tout ce que ça implique : gestion des marques qui défilent, mannequins, musique, éclairage, coiffure, maquillage, etc.
• Organisation des pop-up exposants et accompagnement des entreprises en amont et sur place
• Coordonner le photographe et vidéaste s’il y a lieu
• Gérer la production de matériel visuel pour le lieu de l’événement s’il y a lieu
• Collaborer avec l’équipe de la SDC
• Toutes autres tâches nécessaires au bon déroulement de l’événement

Le budget minimum confirmé pour l’événement clé-en-main est de 30 000 $. Il sera très possiblement bonifié à 40 000 $ et peut-être plus. Le prestataire doit être à l’aise de travailler dans ce contexte et de faire évoluer la formule en fonction du budget qui pourrait être bonifié dans les semaines à venir.

7.      Document d’offre de services

Le document d’offre de services devra comporter les volets suivants :

• Une courte présentation du prestataire de services contenant les informations suivantes :
  • Expériences événementielles pertinentes ou comparables au mandat demandé;
  • Capacité à organiser un événement mode
  • La ou les ressources professionnelles qui seront attribuée(s) au mandat et leur expérience.
• Aperçu du concept proposé
• Un devis ventilé démontrant les coûts et honoraires reliés au mandat;
• L’échéancier de travail proposé
• Toute autre information jugée utile par le prestataire de services

8.      Échéancier

• Envoi de l’offre de service : 15 juin 2023
• Dépôt de l’offre de service (date limite) : 3 juillet 2023 à 17h
• Sélection du prestataire : Semaine du 3 juillet 2023
• Début du mandat : Semaine du 10 juillet 2023

9.      Évaluation des offres reçues

Les offres reçues seront évaluées selon les critères suivants :

• Compréhension du mandat;
  • Ses principales expériences évènementielles;
  • Sa connaissance dans l’évènementiel mode;
  • Son expertise en évènementiel;
  • La ou les ressources professionnelles qui seront attribuée(s) au mandat et leur expérience.
• La méthodologie et l’échéancier proposés;
• Les coûts et honoraires;

10.   Procédure de dépôt des offres

Les soumissionnaires ont jusqu’au 3 juillet à 17 heures pour faire parvenir leur offre de services par courriel à la SDC à [email protected].

Pour toute question relative au présent appel d’offres, vous êtes invités à communiquer avec Marie-France Richard par courriel à [email protected].