Règlements de gestion contractuelle
25 000$ à 121 200$
Date d’entrée en vigueur : 9 mars 2023
Date de la dernière révision : 2 mars 2023
ARTICLE 1 (Préambule)
La Société de développement commercial District Central (ci-après « SDC ») est assujettie aux articles 573 à 573.3.4 de la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19), soit ceux relatifs à la passation et à la gestion de certains contrats.
ARTICLE 2 (Objet)
Le présent règlement est adopté conformément à l’article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et villes et doit notamment prévoir des mesures visant à :
-
- favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
- assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes (chapitre T-11.011, r. 2);
- prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;
- prévenir les situations de conflits d’intérêts;
- prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
- encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d’autoriser la modification d’un contrat;
- favoriser la rotation des cocontractants pour les contrats qui peuvent être conclus de gré à gré.
Article 3 (Définitions)
Dans le cadre du présent règlement, on entend par :
« Appel d’offres » : Une demande de soumissions faite par voie d’invitation écrite ou publique, suivant les règles prévues aux articles 573 et 573.1 de la Loi sur les cités et villes.
« Contrat de gré à gré» : Un contrat négocié sans avoir recours aux processus d’appel d’offres, de demande de prix ou de toute autre forme de mise en concurrence.
« Demande de prix » : Une mise en concurrence autre que l’appel d’offres.
« Seuil obligeant à l’appel d’offres public » : Le seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique en vertu de l’article 573 de la Loi sur les cités et villes, tel que décrété par règlement en vertu de l’article 573.3.3.1.1 de la Loi sur les cités et villes. Depuis le 7 octobre 2022, le seuil décrété par le ministre est de 121 200 $. Ce seuil est indexé régulièrement par règlement du gouvernement. Le présent règlement tient compte de toute indexation.
« Soumissionnaire » : Tout fournisseur, entrepreneur ou assureur qui répond à un appel d’offres, une demande de prix ou toute autre forme de mise en concurrence.
Article 4 (Application)
Le présent règlement est applicable à tout contrat conclu par la SDC.
La direction générale est responsable de l’application du présent.
Article 5 (Portée)
Le règlement lie tous les membres du conseil d’administration et employés de la SDC, de même que ses cocontractants et soumissionnaires.
Article 6 (Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres)
6.1 Dénonciation obligatoire
Tout membre du conseil d’administration ou employé de la SDC qui a connaissance d’une situation de collusion, de truquage, de trafic d’influence, d’intimidation ou de corruption doit la dénoncer le plus tôt possible à la direction générale. En cas d’absence, d’impossibilité d’agir ou si la situation en cause concerne la direction générale, à la présidence du conseil d’administration.
La dénonciation doit être traitée avec diligence en prenant les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée, incluant dénoncer la situation à toute autre autorité compétente.
6.2 Confidentialité et discrétion
Tout membre du conseil d’administration ou employé de la SDC doit, dans le cadre de tout processus de mise en concurrence ou d’octroi de contrat, et ce, même avant ou après lesdits processus, faire preuve de discrétion et conserver la confidentialité des informations portées à sa connaissance quant à un tel processus.
Le cas échéant, tout mandataire ou consultant chargé par la SDC de rédiger des documents d’appel d’offres ou tout autre processus de mise en concurrence, ou encore de l’assister dans le cadre d’un tel processus doit préserver la confidentialité de son mandat, de toutes les activités effectuées dans le cadre de ce mandat et de toute information portée à sa connaissance dans le cadre de l’exécution de ce mandat.
6.3 Visite des lieux
Dans le cadre d’un processus de mise en concurrence, lorsqu’une visite des lieux est nécessaire avant la réception des soumissions ou des offres, le cas échéant, doit s’effectuer individuellement et sur rendez-vous.
Toute question dans le cadre d'une telle visite ou découlant d'une telle visite, doit être adressée par écrit à la personne responsable désignée dans les documents d’appel d’offres ou de demande de prix et suivant les modalités qui y sont prévues. Lorsque requis, un addenda est émis afin de fournir la même information à tous.
Article 7 (Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes)
7.1 Information de base
La direction générale s’assure que les membres du conseil d’administration et employés de la SDC impliqués dans la gestion contractuelle disposent de l’information de base offerte par le Commissaire au lobbyisme relativement à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et au Code de déontologie des lobbyistes.
7.2 Déclaration relative aux activités de lobbyisme
Lors de tout processus d’appel d’offres, le soumissionnaire doit remettre l’annexe
« Déclaration du soumissionnaire » dûment remplie et signée afin de déclarer, le cas échéant, toute activité de lobbyisme. En cas de déclaration fausse ou incomplète, la soumission peut être rejetée ou le contrat résilié.
Article 8 (Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption)
8.1 Déclaration d’absence de collusion et de corruption
Lors de tout processus d’appel d’offres, le soumissionnaire doit remettre l’annexe
« Déclaration du soumissionnaire » dûment remplie et signée. En cas de déclaration fausse ou incomplète, la soumission peut être rejetée ou le contrat résilié.
8.2 Retrait d’une soumission après la date limite de réception
Dans le cadre d’un processus d’appel d’offres, la SDC n’autorise pas les soumissionnaires à retirer leur soumission après la date limite de réception des soumissions.
Article 9 (Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts)
9.1 Déclaration d’intérêts des membres du conseil d’administration et employés de la SDC
À la suite de la réception des soumissions ou des offres ou de l’octroi d’un contrat de gré à gré, tout membre du conseil d’administration ou employé de la SDC qui possède des liens familiaux, des intérêts pécuniaires ou des liens d’affaires avec un soumissionnaire ou un cocontractant de la SDC doit remettre l’annexe « Déclaration d’intérêts d’un membre du conseil d’administration ou d’un employé de la SDC » dûment remplie et signée.
9.2 Déclaration d’intérêts du soumissionnaire
Lors de tout processus d’appel d’offres, le soumissionnaire doit remettre l’annexe
« Déclaration du soumissionnaire » dûment remplie et signée afin de déclarer, le cas échéant, tous les liens familiaux, financiers ou d’affaires, directs ou indirects, avec un ou des membre(s) du conseil d’administration ou employé(s) de la SDC. En cas de déclaration fausse ou incomplète, la soumission peut être rejetée ou le contrat résilié.
9.3 Liens
L’existence d’un lien entre un soumissionnaire ou un cocontractant de la SDC et un membre du conseil d’administration ou employé de la SDC n’entraîne pas le rejet automatique de la soumission, de l’offre ou la résiliation du contrat. La SDC peut, à sa seule discrétion, prendre toute mesure qu’elle juge appropriée dans les circonstances, par exemple exiger que le membre du conseil d’administration ou l’employé se retire de toute décision et de toute discussion relative au contrat visé.
Article 10 (Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte)
10.1 Absence de favoritisme
Tout membre du conseil d’administration ou employé de la SDC doit s’abstenir en tout temps de se servir de ses fonctions afin de favoriser l’octroi d’un contrat en faveur d’un cocontractant en particulier.
10.2 Choix des cocontractants éventuels invités
Le conseil d’administration délègue à la direction générale ou à la direction départementale le pouvoir de choisir les invités dans le cadre de tout processus de mise en concurrence.
10.3 Délégation du pouvoir de former un comité de sélection
Dans le but de conserver la confidentialité de l’identité des membres du comité de sélection, le conseil d’administration délègue à la direction générale le pouvoir de former un comité de sélection d’au moins trois membres, autres que des membres du conseil d’administration, afin de procéder à l’évaluation qualitative des soumissions dans le cadre d’un appel d’offres avec système de pondération et d’évaluation des offres.
10.4 Déclaration des membres et du secrétaire d’un comité de sélection
Avant leur entrée en fonction, les membres et le secrétaire du comité de sélection doivent remettre l’annexe « Déclaration du membre de comité de sélection » ou
« Déclaration du secrétaire de comité de sélection » dûment remplie et signée.
10.5 Responsable de l’information aux soumissionnaires
Tout membre du conseil d’administration ou employé de la SDC ne doit pas communiquer de renseignement à un soumissionnaire potentiel dans le cadre d’un
processus de mise en concurrence et doit le diriger obligatoirement vers la personne responsable du processus. Tout renseignement disponible concernant un tel processus doit être accessible de manière impartiale et uniforme pour tous les cocontractants éventuels et la personne responsable est la seule pouvant émettre un addenda dans le cadre d’un tel processus.
10.6 Interdiction de soumissionner
Aucune personne ayant participé à un processus de mise en concurrence ne peut soumissionner, ni contrôler directement ou indirectement une entreprise soumissionnaire. Toutefois, cette interdiction ne vise pas une personne ayant participé à l’élaboration de clauses techniques ou à l’estimation des coûts du contrat, et ce, dans la mesure où les documents préparés sont fournis à l’ensemble des soumissionnaires et que la SDC considère qu’il n’y a pas d’accro au principe de l’égalité entre les soumissionnaires ou à l’intégrité du processus.
Article 11 (Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat)
11.1 Démarches d’autorisation d’une modification à un contrat
Pour toute demande de modification d’un contrat, qu’elle entraîne ou non une dépense supplémentaire, le responsable du projet doit présenter une demande écrite indiquant les motifs justifiant cette modification et en soumettre une copie à la direction générale.
11.2 Principes
Lorsqu’un contrat est conclu sans avoir recours à un appel d’offres public, le cumul de toutes les modifications, le cas échéant, ne doit pas entraîner une dépense supérieure au seuil obligeant à l’appel d’offres public.
La SDC ne peut modifier un contrat accordé à la suite d’un appel d’offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n’en change pas la nature.
11.3 Éléments devant justifier la modification
Dans le cadre d’un contrat conclu à la suite d’un appel d’offres, la modification est une exception et doit être interprétée restrictivement.
Le caractère accessoire d’une modification s’analyse au cas par cas, selon les faits de chaque situation. Pour ce faire, la SDC doit notamment porter un jugement quant à la valeur de la modification par rapport au contrat initial.
Pour déterminer le caractère accessoire et de même nature d’une modification, la SDC utilise entre autres les faits énumérés ci-après. La modification :
- Découle d’activités imprévues ou urgentes;
- N’est pas un élément qui pouvait, de manière prévisible, être inclus au contrat;
- Est nécessaire pour permettre la bonne réalisation du contrat;
- Constitue un élément essentiel du contrat initial, c’est-à-dire que la modification n’a pas de raison d’être sans le contrat auquel elle est reliée;
- Ne peut exister dans un contrat distinct;
- Ne découle pas d’un changement de besoins;
- Ne peut être conçue autrement que comme une partie du contrat;
- Ne transforme pas les prestations du contrat au point d'en faire un autre contrat.
10.4 Mécanisme de contrôle et de reddition de compte
Afin d’encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat, la SDC utilise des mécanismes de contrôle et de reddition de compte qui ont pour but de s’assurer de suivre l’évolution des dépenses du contrat ainsi que de son exécution.
Le responsable du contrat conserve une liste détaillée de toutes les modifications apportées à un contrat. Cette liste permet notamment d’obtenir une vision globale de toutes les modifications effectuées pour un même contrat et d’appuyer la décision d’autoriser ou non une modification subséquente.
Article 12 (Mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants)
12.1 Participation de cocontractants différents
Lors d’octroi de contrats de gré à gré comportant une dépense d’au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil obligeant à l’appel d’offres public, la SDC doit favoriser la rotation entre les cocontractants éventuels parmi ceux qui sont en mesure de répondre à ses besoins.
12.2 Mesures de rotation
Pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants, la SDC applique, dans la mesure du possible, les mesures suivantes :
- La SDC peut procéder à un appel d’intérêt ou à tout autre mécanisme de veille de marché afin de connaître les cocontractants potentiels ainsi que les biens et services susceptibles de répondre à ses besoins;
- La SDC peut utiliser un fichier, portail, registre ou tout autre système lui permettant d’identifier les cocontractants potentiels ainsi que les biens et services susceptibles de répondre à ses besoins;
- La SDC peut utiliser un système lui permettant d’identifier, pour une même année financière, les cocontractants avec qui elle a conclu un contrat de gré à gré, afin d’évaluer la possibilité de procéder à une rotation pour le futur.
12.3 Rotation difficile
Certaines situations peuvent rendre la rotation des éventuels cocontractants plus complexe ou impossible, notamment :
- Le manque de concurrents qualifiés ou le degré d’expertise nécessaire;
- La disponibilité des biens ou services;
- Le délai de livraison ou d’exécution du contrat;
- La qualité des biens, travaux ou services;
- Le service d’entretien;
- L’expérience et la capacité financière requises;
- Le fait qu’un territoire soit protégé;
- La compatibilité avec des produits déjà en possession de la SDC.
Lorsque la rotation n’est pas possible, le responsable du contrat doit en documenter les raisons.
Article 13 (Mesures pour favoriser les biens et les services québécois et les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec)
13.1 Définitions d’achat québécois
Pour tous les contrats comportant une dépense inférieure au seuil obligeant à l’appel d’offres public, la SDC entend favoriser dans la mesure du possible et lorsque cela est raisonnable financièrement de le faire, l’achat québécois. Pour les fins du présent règlement, l’achat d’un bien ou d’un service québécois comprend l’acquisition :
- D’un bien conçu, fabriqué et assemblé à l’étranger, mais dont le distributeur a un établissement au Québec;
Constitue un établissement au Québec, un endroit où un fournisseur, un assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.
13.2 L’attribution d’un contrat de gré à gré
La SDC peut conclure un contrat de gré à gré, sans mise en concurrence, lorsqu’un seul cocontractant éventuel offre des biens ou services québécois. Le cas échéant, la SDC est justifiée de ne pas procéder à la rotation prévue au présent règlement.
13.3 Mise en concurrence
La SDC peut choisir ou non de mettre en concurrence uniquement les cocontractants éventuels qui répondent à l’une ou plusieurs définition(s) d’achat québécois prévue(s) au présent article.
La SDC peut aussi exiger, sous peine de rejet de l’offre, que l’ensemble des services afférents à un contrat soient dispensés par des fournisseurs qui sont membres d’un ordre professionnel québécois.
Article 14 (Règles de passation des contrats de gré à gré)
14.1 Mode de sollicitation
Sous réserve de la recommandation de la direction générale, tout contrat dont la valeur est inférieure au seuil obligeant à l’appel d’offres public peut être conclu de gré à gré ou suivant l’un ou l’autre des modes de sollicitation ci-dessous :
- Appel d’offres;
- Demande de prix;
- Toute autre forme de mise en concurrence, au choix de la SDC.
14.2 Mode d’attribution
Dans le cadre d’une demande de prix ou de toute autre forme de mise en concurrence autre que l’appel d’offres, afin de favoriser un approvisionnement stratégique, le mode d’attribution le plus approprié est retenu, en fonction de la nature du contrat. Par exemple :
- Prix le plus bas;
- Offre la plus avantageuse;
- Offre qui présente le plus haut niveau de qualité;
- Coût total d’acquisition le plus bas.
Les modalités propres à chaque contrat sont déterminées au cas par cas, selon les recommandations de la direction générale ou de la direction départementale.
Article 15 (Évaluation de rendement)
Pour tout type de contrat, peu importe sa valeur, la SDC peut procéder à l’évaluation d’un cocontractant dont le rendement est considéré comme insatisfaisant en fonction des obligations stipulées au contrat. La SDC peut utiliser cette évaluation pour :
- L’exclure de tout fichier, portail, registre ou tout autre système lui permettant d’identifier les cocontractants potentiels;
- Décider de ne pas l’inviter à participer à un processus de mise en concurrence pour un contrat futur;
- Rejeter sa soumission dans le cadre d’un appel d’offres public, conformément aux dispositions de la loi.
Article 16 (Sanctions)
16.1 Sanctions pour l’employé de la SDC
Toute contravention, directe ou indirecte, au présent règlement est passible de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement selon la gravité de la contravention commise par l’employé.
16.2 Sanctions pour le membre d’un comité de sélection
Le membre d’un comité de sélection qui contrevient, directement ou indirectement, au présent règlement ou au contenu d’une déclaration signée par lui en application du règlement peut se voir retirer du comité de sélection et, le cas échéant, se voir aussi imposer les sanctions prévues pour l’employé de la SDC.
16.3 Sanctions pour le cocontractant
Le cocontractant qui contrevient, directement ou indirectement, au présent règlement ou au contenu d’une déclaration signée par lui en application du règlement peut voir son contrat résilié unilatéralement et son nom retiré de tout fichier, portail, registre ou tout autre système de la SDC permettant d’identifier les cocontractants potentiels, et ce, pour une période pouvant aller jusqu’à cinq (5) ans.
16.4 Sanctions pour le soumissionnaire
Le soumissionnaire qui contrevient, directement ou indirectement, au présent règlement ou au contenu d’une déclaration signée par lui en application du règlement peut voir sa soumission ou son offre rejetée si le manquement reproché est d’une gravité le justifiant, et voir son nom retiré de tout fichier, portail, registre ou tout autre système de la SDC permettant d’identifier les cocontractants potentiels, et ce, pour une période pouvant aller jusqu’à cinq (5) ans.
Article 17 (Plaintes)
La direction générale est responsable de la gestion des plaintes en lien avec le présent règlement. En cas d’absence, d’impossibilité d’agir ou si la plainte concerne la direction générale, la présidence du conseil d’administration assume cette responsabilité
Article 18 (Diffusion)
Tel que requis par la loi, le présent règlement, de même que tout autre règlement portant sur la gestion contractuelle, notamment tout règlement déléguant le pouvoir de faire une dépense ou de passer un contrat au nom de la SDC, doivent en tout temps être publiés sur le site Internet de la SDC.
Article 19 (Reddition de compte)
La direction générale est responsable de la confection du rapport qui doit être déposé annuellement au conseil d’administration concernant l’application du présent règlement, conformément à l’article 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et villes.
Ce rapport a pour principal objectif de renforcer la transparence du processus de gestion contractuelle de la SDC en renseignant les citoyens sur l’application des mesures prévues au présent règlement et de rendre compte de la saine gestion de ses contrats.
Article 20 (Dispositions finales)
Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi.