Sous l’impulsion de la SDC et de Communautique, plusieurs entreprises du District Central se sont réunies à la Maison Marie Saint Pierre le 15 juin dernier, pour participer à un cercle de collaboration sur le thème de la mutualisation, dans le cadre de l’événement Campus Fab City. Il s’agissait d’une belle occasion de créer des liens et d’explorer les possibilités liées à la mise en commun de leurs ressources respectives et des forces en présence dans le quartier.

Michaël Araujo, Maxime Despasse, Paul Gilbert, Lisa Noto, Félicité Donyo, Mia van der Heyden, Marie Saint-Pierre, Alexis Bellavance

Les participantes et les participants ont été reçus par la designer qui leur a tout d’abord proposé une visite de ses installations en compagnie de sa directrice générale Regina De Amorin Rieh. Deux tables d’échanges ont ensuite permis de discuter de ce que représente la mutualisation, de ses enjeux et de son mode de déploiement, ainsi que du potentiel offert par le concept de micro-usine dans la perspective des Fab Labs, le tout guidé par les équipes de la SDC et de Communautique.

Avant-plan : Lisa Noto, Marie Saint Pierre, Maxime Despasse, Marie-Ève Lupien. Arrière-plan : Regina De Amorim Rieh, Marie-France Richard, Alexandra Dequaire, Alexis Bellavance, Mia van der Heyden.

Unir ses forces pour créer de la valeur ajoutée

Dans sa définition générale, la mutualisation consiste en une mise en commun des ressources pour en répartir solidairement l’utilisation parmi les différentes parties engagées. Contrairement à la sous-traitance où une certaine relation d’autorité est établie entre seulement deux parties, la mutualisation est un échange multifacette au sein duquel les notions d’entraide et de communauté sont essentielles. On créée ainsi un écosystème où les différentes forces en présence sont en interaction de façon continue et dans la durée. Cette collaboration permet de profiter des forces de chacun pour réussir à aller plus loin collectivement. Au fil de ce processus, on est ainsi à même de générer une valeur ajoutée qui profite au plus grand nombre.

Une approche centrée sur l’entraide et l’optimisation des ressources

Réunis en tour de table, les entrepreneur(e)s ont rapidement identifié des produits et des services susceptibles d’être intégrés à une démarche de mutualisation. D’entrée de jeu, la possibilité de partager les inventaires de matières premières, notamment les tissus, est apparue comme une option intéressante. Les outils spécialisés et l’expertise en fabrication de prototypes du Fab Lab de Communautique, dont la vocation est d’être partagés par le public et les entreprises, représentent d’autres ressources qui offrent un formidable potentiel de mutualisation. Les entreprises disposent aussi parfois d’équipements dispendieux qu’elles sont souvent loin d’utiliser à pleine capacité. En exploitant ainsi les capacités de chacun, on en arrive à créer une mini-usine virtuelle dont les composantes sont réparties entre les organisations participantes. Avec la mise en place d’une telle structure d’échange et de collaboration, il devient possible d’optimiser les rendements tout en amortissant les coûts des équipements.

Le potentiel de la mutualisation est loin d’être limité aux ressources tangibles. Il est tout à fait envisageable de mettre en commun des employé(e)s ou des services comme le design graphique, la production photo ou la gestion des médias sociaux. Les petites entreprises et celles en démarrage n’ont souvent pas les besoins suffisants pour justifier l’emploi de personnes à temps plein pour des activités telles que la comptabilité ou l’assistance administrative. Le contexte de rareté de la main-d’œuvre rend l’option de partager des ressources humaines, ainsi que des initiatives de formation, d’autant plus intéressante.

Enfin, la mutualisation peut s’avérer très productive en ce qui a trait aux démarches pour obtenir un financement conséquent. Le fait de se doter d’une structure plus ou moins formelle permet aussi de donner plus de poids à d’éventuelles représentations politiques, un aspect essentiel dans le développement de tout secteur ou industrie. Combiner les forces pour réaliser des actions de mise en marché, comme la participation conjointe à des événements de type pop-up – notamment dans une optique d’exportation – est une autre avenue qui mérite d’être considérée.

Transcender les enjeux

Compte tenu du nombre d’intervenants et des objectifs de chacun, les défis pour la mise en place d’une approche de mutualisation efficace sont nombreux, à commencer par la différence entre la taille et le stade d’évolution des entreprises participantes. Dans ce type de relation, il peut y avoir un écart considérable entre ce qu’une organisation établie peut offrir et ce qu’elle peut s’attendre à recevoir d’une structure en démarrage. De là, l’importance d’établir à l’avance la valeur des services transigés selon un système équitable et quantifiable.

La compatibilité des entreprises participantes est également importante. Il est beaucoup plus facile de réaliser des échanges productifs entre des organisations œuvrant dans le même domaine et dans le même secteur d’activité. Cet avantage peut en revanche devenir un enjeu en raison des conflits pouvant survenir sur les plans de la propriété intellectuelle et de la compétitivité Il y aura toujours une limite au-delà de laquelle les entreprises privées, surtout celles connaissant un certain succès, consentiront à partager les secrets et les méthodes qui définissent leur avantage compétitif. Pour établir une structure de mutualisation efficace, il est impératif que les parties en présence partagent des valeurs et des objectifs communs. On doit ainsi travailler à établir une relation de confiance, mais surtout s’assurer que le niveau et la qualité d’engagement de chaque organisation sont suffisants pour créer un écosystème performant.

Comme toutes les approches centrées sur l’entraide et sur l’humain, la mutualisation et les processus d’innovation ouverte présentent leurs lots de défis. La bonne nouvelle est que des solutions existent qui ont déjà fait leurs preuves dans une multitude de contextes. Celles-ci requièrent d’y mettre les efforts nécessaires, mais les avantages obtenus en valent largement la peine.

Marie Saint Pierre

Mettre en place un système qui fonctionne

C’est bien beau avoir des idées, encore faut-il être en mesure de les transposer dans la réalité. Exploiter une entreprise avec succès exige déjà beaucoup d’efforts et de temps. C’est la raison pour laquelle il faut s’assurer de mettre en place un système de mutualisation facile à utiliser et porteur d’une promesse claire de résultats. Il est également important que toutes les parties en présence s’entendent pour définir ce dans quoi elles s’engagent. Dans le cadre du cercle de collaboration, toutes et tous se sont entendus sur la pertinence de commencer en se dotant d’une charte de la mutualisation englobant les valeurs et les objectifs communs poursuivis par cette démarche, en plus d’établir les principes définissant la structure de collaboration. En agissant ainsi, on diminue sensiblement la possibilité de futurs désaccords. Pour mener à bien cet exercice, la première étape sera de créer un comité représentatif chargé de tracer les grandes lignes d’une éventuelle charte en vue de son approbation par l’ensemble et de veiller par la suite à encadrer son application.

Il a aussi été unanimement établi qu’un autre aspect primordial réside dans la mise en place d’un répertoire des produits, des outils, des services et des ressources humaines. Avant de vouloir commencer à échanger, il est essentiel de dresser un inventaire complet de ce que chaque organisation participante est en mesure d’offrir. En parallèle à cette base de données, la création d’un outil permettant de réserver des plages horaires correspondant aux différentes ressources partageables est une étape logique pour permettre au projet de prendre son élan dans la réalité quotidienne.

L’aspect le plus crucial réside toutefois dans l’établissement d’une structure permettant de quantifier la valeur des ressources échangées. Selon l’envergure et la maturité des entreprises participantes, la valeur d’une même unité de ressource n’est pas équivalente. Un délicat exercice d’évaluation devra donc être effectué. Une fois ces échelles de valeurs établies, la mise en place d’un système de points semble la voie la plus efficace pour définir la valeur de chaque transaction.

Alexandra Dequaire, Maxime Despasse, Regina De Amorim Rieh, Marie-France Richard

Une initiative appelée à grandir

Si les entreprises qui ont participé à cette discussion ne représentent qu’un échantillon de la diversité des organisations œuvrant sur le territoire du District Central, leur désir commun de s’investir dans un projet de mutualisation démontre encore une fois le formidable potentiel de ce concept. Les pistes de réflexion évoquées dans le cadre de leurs discussions pourront peut-être inspirer d’autres organisations à se joindre à ce mouvement d’avenir, que ce soit au District Central ou ailleurs au Québec. Ici même dans le quartier, il sera assurément passionnant de voir comment évoluera le projet de mutualisation au cours des mois à venir. Avec le nom évoqué de Fab District, les astres semblent bien alignés!